Política de Conservación de Información

Vigente a partir del 1 de enero de 2023

1. Introducción
La política de conservación de información de Docufile Cia. Ltda. establece los principios y directrices para la retención y disposición adecuada de la información, incluyendo datos personales y cualquier otro tipo de datos generados, recibidos, o mantenidos en el curso de nuestras operaciones comerciales.

2. Alcance
Esta política aplica a todos los empleados, contratistas, proveedores y cualquier persona que maneje información en nombre de Docufile Cia. Ltda. Se aplica a toda la información almacenada en formatos físicos o electrónicos, incluyendo pero no limitado a datos personales, registros financieros, documentos comerciales, y cualquier otra forma de información relevante para las operaciones de la empresa.

3. Objetivos

• Cumplimiento Legal y Regulatorio: Cumplir con todas las obligaciones legales y regulatorias relacionadas con la conservación y disposición de información, incluyendo normativas de protección de datos.
• Eficiencia Operativa: Asegurar que la información relevante esté disponible cuando sea necesaria para las operaciones comerciales y cumplir con los requerimientos de auditoría.
• Gestión de Riesgos: Minimizar el riesgo de pérdida, robo, acceso no autorizado o divulgación de información confidencial.

4. Principios de Conservación

• Determinación de Periodos de Retención: Se establecerán periodos de retención específicos para diferentes categorías de información basados en requisitos legales, regulaciones industriales, y necesidades operativas.
• Revisión y Actualización: Los periodos de retención serán revisados periódicamente para asegurar que sigan siendo adecuados y relevantes.

5. Procedimientos

• Retención de Datos Personales: Los datos personales serán retenidos solo durante el tiempo necesario para cumplir con los propósitos para los cuales fueron recopilados, a menos que se requiera un período de retención más largo por obligaciones legales o regulatorias.
• Disposición Segura: La información que ya no sea necesaria para los propósitos comerciales será eliminada de manera segura y conforme a las políticas internas de disposición.

6. Responsabilidades

• Responsable de Información: Designar a un responsable de información responsable de la implementación y cumplimiento de esta política.
• Colaboración de los Departamentos: Todos los departamentos colaborarán para asegurar que la información sea retenida y eliminada de manera apropiada de acuerdo con esta política.

7. Auditoría y Cumplimiento

• Revisiones Periódicas: Esta política será revisada regularmente para asegurar su efectividad y conformidad con los requisitos legales y regulatorios.
• Auditorías Internas: Se realizarán auditorías internas periódicas para evaluar el cumplimiento de esta política y los procedimientos relacionados con la conservación de información.

8. Capacitación y Concientización

• Capacitación del Personal: Proporcionar capacitación regular al personal sobre los principios y procedimientos de conservación de información.
• Concientización: Fomentar la conciencia entre los empleados sobre la importancia de la conservación segura y responsable de la información.

9. Contacto
Para cualquier pregunta relacionada con esta política de tratamiento de datos personales, los individuos pueden contactar al Responsable de Protección de Datos (DPO) en soporte@atoscorp.com

Esta política es parte integral de nuestras prácticas empresariales y se espera que todos los empleados y partes interesadas la cumplan rigurosamente.

Esta Política de Privacidad se actualizó por última vez a fecha 1 de enero de 2023

Firma: Ing. Rodrigo Paredes N. Presidente Docufile Cia. Ltda.